Politik for beskyttelse af personlige oplysninger
Forklaring af, hvordan vi bruger dine data
Vores privatlivspolitik dækker din brug af vores hjemmeside og omfatter nye GDPR-ændringer.
På Shirley Parsons Vi bekymrer os om dine data, respekterer din ret til privatlivets fred og værdsætter den tillid, du har til os. For at overholde databeskyttelseslovgivningen er vi forpligtet til at gøre visse ting eksplicitte og informere dig om, hvordan vi bruger dine personlige oplysninger i denne fortrolighedserklæring.
Hvis du har spørgsmål til denne databeskyttelseserklæring eller vores brug af personoplysninger, kan du kontakte vores Chef for databeskyttelse på vores registrerede adresse eller via e-mail på: data.protection@shirleyparsons.com
Denne meddelelse gælder ikke for interne Shirley Parsons medarbejdere, som bør henvise til interne politikker for medarbejderdata.
Hvem er Shirley Parsons?
Shirley Parsons Ltd ("Virksomheden", "vi", "vores", "os") leverer rekruttering og arbejdssøgning, uddannelse og konsulenttjenester.
Virksomheden er registreret i Storbritannien hos ICO: registreringsnummeret er Z9496861 og vores registrerede adresse er; 4. sal, Bear Brook Office Park,
Walton Street, Aylesbury, Bucks, HP21 7QW
Hvad er personlige data?
Personlige data er data, der vedrører en levende person, som i sig selv eller sammen med andre data, der er tilgængelige for os, kan bruges til at identificere dig. Vores virksomhed er nødt til at behandle personoplysninger, så vi kan tilbyde og levere vores tjenester til dig, og vi fungerer som "dataansvarlig" for de personoplysninger, vi er i besiddelse af.
Hvilken type persondata indsamles og hvorfor?
Shirley Parsons vil indsamle og bruge følgende personlige data;
Kandidater og arbejdere: (‘Candidate’ includes applicants for any advertised role – permanent, part-time, temporary and freelance roles) to provide tailored work-finding services, we may collect your Personlige data inklusive:
- Dit navn
- Hjemmeadresse/placering
- Telefonnummer til kontaktperson(er)
- E-mail-adresse
- Fødselsdato/alder
- Curriculum Vitae - inkluderer arbejds- og uddannelseshistorik
- Rettigheder til at arbejde dokumenter såsom pas eller visum
- Social sikring / nationalt forsikringsnummer
- Skatterelateret information
- Visse økonomiske oplysninger såsom tidligere og nuværende løn og ydelser
- Certifikater for nøglekvalifikationer og medlemskaber
- Nationalitet (visse lande kræver, at vi registrerer din nationalitet ved lov)
- Karriereinteresser
- Oplysninger om nærmeste pårørende/familie, nødkontakter og dommere.
Vi kan også behandle andre oplysninger, som du måtte give os, f.eks. i undersøgelser, og når du kontakter os/forespørger os.
Vi holder også skriftlige (elektroniske) optegnelser over vores samtaler, møder, registrerede job og placeringer.
Særlige kategorier af data - Dette dækker over følsomme personlige oplysninger om en person, herunder race, etnisk oprindelse, politik, religion, fagforeningsmedlemskab, genetik, biometri (hvor det bruges til ID-formål), helbred, sexliv og seksuel orientering. Normalt vil vi ikke bede dig om langt de fleste af disse oplysninger, men vi kan have brug for oplysninger om dit helbred, f.eks. oplysninger om Allergier. Lejlighedsvis kan vi anmode om andre følsomme personlige oplysninger. Vi kan også blive bedt om at udføre kriminelle og andre baggrundstjek. Før vi indsamler disse oplysninger, vil vi bede om din udtrykkeligt samtykket, undtagen hvor det er nødvendigt for at opfylde forpligtelser i henhold til ansættelses-, socialsikrings- eller socialbeskyttelseslovgivning eller en kollektiv overenskomst.
Kunder (herunder potentielle arbejdsgivere): Vi er nødt til at indsamle og bruge oplysninger om vores kunder, klienter og andre i forbindelse med levering af vores tjenester, f.eks. for at kommunikere krav, aftale rollespecifikationer, foreslå kandidater, kontraktlige drøftelser, levere uddannelses- eller konsulenttjenester eller for at underrette dig om indhold, der er offentliggjort af virksomheden, og som sandsynligvis vil være relevant og nyttigt for dig. Dette omfatter behandling af personoplysninger om individuelle kontakter, som vi har med at gøre i din organisation, f.eks. Navn, arbejdsadresse, kontakttelefonnumre og e-mailadresser. Vi kan også have brug for at indsamle personlige bankoplysninger og/eller betalingsoplysninger så vi kan opkræve betaling for vores tjenester (hvis dette er en del af de kontraktlige aftaler mellem os).
Leverandører: Dette omfatter partnerskaber og virksomheder (herunder enkeltmandsvirksomheder), uafhængige entreprenører og freelancearbejdere, der leverer tjenester til os. Vi har brug for visse oplysninger fra vores leverandører, f.eks. kontaktoplysninger på relevante personer i din organisation, såsom Navn, arbejdsadresse, kontakttelefonnumre, e-mailadresse og bankoplysninger så vi kan betale for de tjenester, du leverer.
Brugere af hjemmesiden: Hvis du kontakter os via vores hjemmeside, indsamler vi de oplysninger, du giver os; dit navn og dine kontaktoplysninger, e-mailadresse og telefonnummer til registrering (og hvor det er relevant dit CV – see candidate and workers above) and process dit brugernavn når du registrerer dig. Derudover indsamler vi en begrænset mængde data, som vi bruger til at hjælpe os med at forbedre din oplevelse, når du bruger vores hjemmeside, og til at hjælpe os med at administrere de tjenester, vi leverer. Dette omfatter oplysninger om hvordan du bruger vores hjemmeside, og hvor du ser vores hjemmeside fra (IP-adresse).
Andre mennesker: Vi er nødt til at indsamle og behandle nogle grundlæggende baggrundsoplysninger og kontaktoplysninger (som f.eks. navn, e-mailadresse og telefonnummer), f.eks. dommere, nødkontakter osv. for at kunne tilbyde passende beskæftigelse på en tryg og sikker måde.
Hvordan indsamles mine personlige data?
Vi indsamler personoplysninger om dig på forskellige måder, både direkte og indirekte, som omfatter:
Direct from you:
| Kandidater / arbejdere | Kunder og leverandører | Brugere af hjemmesiden | Andre mennesker |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
Indirekte / 3. parts kilde *.
| Kandidater / arbejdere | Kunder og leverandører | Brugere af hjemmesiden | Andre mennesker |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
* afhængigt af gældende love og omstændigheder
Hvad sker der, hvis jeg ikke leverer mine data?
Oplysningerne gør det muligt for os at give dig vores specialiserede, skræddersyede tjenester af høj kvalitet, som omfatter: arbejdssøgningstjenester og vurdering af egnethed til ansættelse (for kandidater); tilvejebringelse af egnede kandidater til at udfylde krav til ledige stillinger (for kunder) og/eller tilbyde uddannelse og rådgivning.
Hvis du er forpligtet til at give personlige oplysninger, eller hvis vi har brug for dine personlige oplysninger for at udvikle tjenesten, kan konsekvenserne af ikke at give oplysningerne være det:
- vil vi ikke være i stand til at levere den service, du har anmodet om.
- vi måske ikke kan opfylde vores kontraktlige krav.
- kan vi måske ikke fortsætte vores forhold.
Hvad er det lovlige grundlag for at behandle mine data?
a) Kontraktlige krav
Hvis det er nødvendigt, vil virksomheden behandle dine personoplysninger for at opfylde en kontrakt eller for at tage skridt på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt om den relevante tjeneste, herunder;
- at gå i dialog med dig for at sende og aftale de første vilkår
- at indgå en kontrakt og administrere denne kontrakt
- for at opdatere dine optegnelser
til opfyldelse af en kontrakt med en tredjepartskunde.
b) Berettiget interesse
Hvis det er nødvendigt, vil virksomheden behandle dine personoplysninger i vores egen eller andre personers og organisationers legitime interesse, hvilket omfatter;
- For god ledelse, regnskab, styring og revision af vores forretningsaktiviteter.
- At overvåge e-mails, opkald og anden kommunikation samt aktiviteter i forbindelse med vores serviceydelser.
- For at gøre det lettere at oprette og administrere onlinekonti.
- I forbindelse med levering af rekrutteringstjenester: at indsamle og bruge dine personlige data (til at tilbyde eller levere vores rekrutteringstjenester), dele disse oplysninger med kunder (potentielle arbejdsgivere) og vurdere dine færdigheder i forhold til vores bank af ledige stillinger. Bemærk: Vi vil altid informere dig, når vi har til hensigt at sende dit CV til en potentiel arbejdsgiver.
- I forbindelse med levering af rekrutteringstjenester; for at kontrollere kandidaternes identitet, ret til at arbejde**, kvalifikationer og referencer.
- At indsamle dine personlige oplysninger fra tredjeparter for at undersøge din egnethed til specifikke og relevante roller med henblik på at levere arbejdssøgningstjenester ved første kontakt (f.eks. executive search og headhunting).
- Til vores interne administrative aktiviteter, f.eks. lønudbetaling og fakturering, hvor det er relevant.
- At behandle eller dele dine data i forbindelse med afsløring af kriminalitet, skatteopkrævning eller faktiske eller forventede retssager
- Til markedsundersøgelser, analyser og udviklingsstatistikker.
- Candidates and Workers – to send you certain communications e.g. to make sure that we send you the most appropriate content such as job recommendations/ ob alerts and relevant articles to help your job search.
** visse kvalifikationstjek falder ind under et lovbestemt/juridisk krav
c) Lovbestemte krav
Virksomheden behandler dine personoplysninger efter behov:
- For at overholde juridiske forpligtelser og videregivelser
- Når du udøver dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen
d) Samtykke
Hvis det er nødvendigt, vil virksomheden behandle dine personoplysninger med dit samtykke:
- Under visse omstændigheder, som kræver, at vi beder om dit samtykke til at behandle dine persondata på en bestemt måde.
For at give samtykke vil vi normalt kræve, at du giver en skriftlig bekræftelse (f.eks. e-mail eller udfyldt samtykkeformular eller en afkrydsningsboks/webformular). Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du er forpligtet til at give personlige oplysninger, eller hvis vi har brug for dine personlige oplysninger for at udvikle tjenesten, kan konsekvenserne af ikke at give oplysningerne være det:
- vil vi ikke være i stand til at levere den service, du har anmodet om.
- vi måske ikke kan opfylde vores kontraktlige krav.
- kan vi måske ikke fortsætte vores forhold.
Hvornår og hvordan bliver jeg informeret?
Når vi er i kontakt med dig for første gang, når du henvender dig til os eller besøger vores hjemmeside(r), giver vi dig denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis der foretages væsentlige ændringer, vil vi informere dig.
Hvor vi indsamler dine personlige data, før vi kontakter dig, vil vi gøre det:
- Informere dig om, at vi har dine personoplysninger (hvad vi har, og fra hvilken kilde personoplysningerne stammer, og hvis det er relevant, om de kommer fra offentligt tilgængelige kilder) og;
- Provide you (the individual) with this Privacy Notice (transparency information) no later than one month after we have collected the data, or when we first communicate if that is before one month and;
- Bed dig om at registrere dig hos os for at fortsætte forholdet og behandle disse oplysninger på grundlag af, at vi vil levere vores tjenester til dig i henhold til denne fortrolighedserklæring.
Hvordan beskyttes mine personlige data?
Vi tager alle rimelige skridt til at beskytte dine persondata mod tab, misbrug eller anden uautoriseret brug og til at fjerne dine persondata, når de ikke længere er nødvendige til de tilsigtede formål.
Vi beskytter persondata ved hjælp af følgende principper;
- Ikke at indsamle eller opbevare for store mængder data.
- Beskyttelse af persondata mod tab, misbrug, uautoriseret adgang og offentliggørelse.
- At holde personlige data opdaterede.
- Opbevaring og destruktion på en sikker måde.
- Sikre, at passende administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger er på plads for at beskytte personoplysninger. Disse foranstaltninger omfatter foranstaltninger til at håndtere enhver mistanke om brud på datasikkerheden.
- Regelmæssig gennemgang af vores praksis for indsamling, opbevaring og behandling af oplysninger, herunder fysiske sikkerhedsforanstaltninger.
Hvem vil I dele mine personlige data med?
Hvor det er relevant og i overensstemmelse med lokale love og krav, kan vi af forskellige årsager dele dine personlige data med visse kategorier af tredjeparter, f.eks:
- Clients (including current, past and prospective employers) – if you are a candidate we may share your personal information with our clients (prospective employers) who may have job opportunities available or interest in placing prospective candidates / recruitment.
- Vores interne medarbejdere som f.eks. rekrutteringskonsulenter.
- Forretningsforbindelser - vi kan dele kunde- / B2B-kontaktoplysninger.
- Koncernens virksomheder og forretningspartnere. (Shirley Parsons er en del af Identify Group-virksomhederne).
- Personer og organisationer, der ligger inde med oplysninger om din reference eller ansøgning om at arbejde hos os, f.eks. nuværende, tidligere eller potentielle arbejdsgivere, undervisere og eksamensinstanser samt ansættelses- og rekrutteringsbureauer.
- Tredjeparter, som vi har hyret til at levere tjenester såsom reference- og kvalifikationstjek, i det omfang disse tjek er passende og i overensstemmelse med lokal lovgivning.
- Underleverandører og tredjepartstjenesteudbydere, der udfører funktioner på vores vegne (herunder eksterne konsulenter, forretningsforbindelser og professionelle rådgivere såsom advokater, revisorer og regnskabsførere, tekniske supportfunktioner og it-konsulenter, der udfører test- og udviklingsarbejde på vores forretningsteknologisystemer).
- Tredjeparts outsourcede IT- og dokumentopbevaringsleverandører, hvor vi har en passende behandlingsaftale (eller lignende beskyttelse) på plads.
- Teknologiplatforme og leverandører; herunder CRM-softwareleverandør(er) og datatransmissionsbureauer, hvor vi har en passende behandlingsaftale (eller lignende beskyttelse) på plads.
- Markedsundersøgelsesorganisationer, der hjælper med at forbedre vores produkter eller tjenester.
- Organisationer, såsom REC, kan revidere vores virksomhed, og en sådan revision kan kræve behandling af en persons personlige data.
- Skatte-, revisions- eller andre offentlige myndigheder, når vi i god tro mener, at loven eller anden regulering kræver, at vi deler disse data (f.eks. på grund af en anmodning fra en skattemyndighed eller i forbindelse med en forventet retssag).
- Inkasso- og opsporingsbureauer (hvor vi har juridisk mulighed for at bruge dem)
- Hvis Shirley Parsons fusionerer med eller opkøbes af en anden forretning eller virksomhed i fremtiden (eller er i meningsfulde drøftelser om en sådan mulighed), kan vi dele dine personlige data med de (potentielle) nye ejere af forretningen eller virksomheden.
- Alle andre, hvor vi har dit samtykke, eller som loven kræver.
Vi videregiver ikke personlige oplysninger, som vi indsamler om dig, undtagen som beskrevet i denne privatlivspolitik eller i separate meddelelser i forbindelse med bestemte aktiviteter.
Vi vil ikke sælge eller udleje nogen af de personlige oplysninger eller data, som du giver os, til nogen tredjepart.
Når vi deler personlige oplysninger med leverandører, der udfører tjenester på vores vegne, baseret på vores instruktioner (databehandlere), giver vi KUN disse leverandører tilladelse til at bruge eller videregive oplysningerne, hvis det er nødvendigt for at udføre tjenester på vores vegne eller overholde juridiske krav.
Du kan kontakte os på data.protection@shirleyparsons.com for at få en opdateret liste over disse tredjeparter.
Hvor opbevares mine personlige data?
Vær opmærksom på, at dine oplysninger kan blive opbevaret sikkert på steder som f.eks:
- Lokale filservere og filstrukturer i Storbritannien og EØS.
- CRM- og databasesystemer leveres af tredjepartsudbydere, der er baseret i Storbritannien og EØS.
- Cloud-baserede systemer (1. og 3. part), hvis servere er placeret i Storbritannien og EØS.
Vil mine personlige data blive overført til udlandet?
Shirley Parsons Ltd bruger en tredjepartsleverandør, der er baseret uden for EØS, til at behandle visse personoplysninger med henblik på opfyldelse af kontraktlige krav (dette omfatter betalinger til entreprenører/vikarer og kreditkontrolaktiviteter). Dette reguleres af en controller-processor-aftale og tilhørende sikkerhedsforanstaltninger.
Hvis det er nødvendigt at overføre de oplysninger, du giver, til andre lande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde ("EØS") (dvs. medlemsstaterne i Den Europæiske Union sammen med Norge, Island og Liechtenstein), vil vi informere dig og kun overføre disse data, hvis det er i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen, og overførselsmåden giver tilstrækkelige garantier i forhold til dine data.
Vi indhenter udtrykkeligt samtykke fra dig, før vi deler følsomme personlige oplysninger.
Er jeg genstand for automatiseret beslutningstagning?
Vi foretager ikke nogen fuldautomatiske beslutningsprocesser.
Hvilke data indsamles ved hjælp af automatiserede midler?
Webstedscookies og tredjepartsapps
When you visit our Websites, we may collect certain information by automated means. Details of cookies used are in our “cookie policy”. Your web browser is most likely set to automatically accept cookies, but you can consult your browser help file if you wish to change these settings.
The providers of third-party apps, tools, widgets and plug-ins on our Sites, such as social media sharing tools, also may use automated means to collect information regarding your interactions with these features. This information is collected directly by the providers of the features and is subject to the privacy policies or notices of these providers. Subject to applicable law, Shirley Parsons is not responsible for these providers’ information practices.
Vi vil bede om dit samtykke til nogle aspekter af disse aktiviteter, som ikke er dækket af vores legitime interesser, især indsamling af data via cookies, når du bruger vores websteder.
Hvilken markedsføring vil jeg modtage?
Shirley Parsons kan ønske at bruge dine data; telefonnumre, e-mailadresser og sociale medier (f.eks. Facebook, Google, LinkedIn og meddelelsesfaciliteter på andre platforme) til at kommunikere med dig i overensstemmelse med vores legitime interesser og dine markedsføringspræferencer.
Under vores legitime interesser
Vi vil informere dig om branchearrangementer og give dig spørgeskemaer, nyhedsbreve og indhold vedrørende vores service(r) eller karrieremuligheder, der kan passe til de krav, du har stillet til os, samt anbefalinger og relevante artikler, der kan hjælpe dig i din jobsøgning.
Direkte markedsføring
Vi ønsker måske at informere dig om andre produkter og tjenester, som vi tilbyder. Vi vil bede dig om at angive disse præferencer, når vi kontakter dig. Du har ret til at fravælge disse aktiviteter. Det kan du gøre når som helst.
Interessebaseret annoncering
On our Sites, we may collect information about your online activities to provide you with advertising about products and services tailored to your individual interests (also see cookie policy). We also may obtain information for this purpose from third-party websites on which our adverts are served. You may see certain adverts on other websites because we engage third-party advertising networks, through which we can target our messaging to users. To do this we will explicitly ask for your consent as part of accepting our cookie policy.
Hvor længe opbevarer I mine personlige data?
Virksomheden opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt. Følgende kriterier bruges til at bestemme opbevaringsperioder for personoplysninger:
- Opbevaring i tilfælde af forespørgsler - data opbevares, så længe det tager at behandle forespørgsler.
- Tilbageholdelse i tilfælde af krav - Vi opbevarer data, så længe en registreret eller en organisation lovligt kan rejse krav mod os.
- Opbevaring i overensstemmelse med juridiske og lovgivningsmæssige krav: data vil blive opbevaret i en periode, efter at tjenesten/kontraktperioden er blevet leveret eller på anden måde er ophørt, baseret på vores juridiske og lovgivningsmæssige krav.
For at forenkle dette på tværs af vores koncernselskaber vil vi opbevare personoplysninger i en standardperiode på 6 år (eller i en længere periode, hvor vi i god tro mener, at loven eller relevante tilsynsmyndigheder kræver, at vi opbevarer dine data) fra den sidste meningsfuld kontakt *. vi har med dig, hvorefter de vil blive slettet eller ødelagt.
* Meningsfuld kontakt omfatter hvor:
- Du har bedt os om at handle på dine vegne for at udføre jobsøgningstjenester, f.eks. kontakte en kunde eller kandidat, indsende et CV eller arrangere et interview.
- Parterne er i færd med at indgå en kontrakt og/eller en kontrakt er på plads, eller kontrakten er med den virksomhed eller enhed, der leverer dine tjenester.
- Du har aktivt deltaget i e-mail- eller marketingkommunikation.
Hvilke rettigheder har jeg?
Vær opmærksom på, at du har følgende databeskyttelsesrettigheder:
- Den rigtige at blive informeret om de personoplysninger, som virksomheden behandler om dig;
- Den rigtige for at anmode om adgang til de personoplysninger, som virksomheden behandler om dig;
- Den rigtige til berigtigelse af dine personlige data; (rettet, hvis de er unøjagtige eller ufuldstændige)
- Den rigtige at få dine personlige data slettet;
- Den rigtige at begrænse behandlingen af dine personlige data;
- Den rigtige til dataportabilitet;
- Den rigtige at gøre indsigelse mod behandling af dine personlige data, der var baseret på offentlig eller legitim interesse;
- Den rigtige ikke at blive udsat for automatiseret beslutningstagning og profilering;
- Retten til at trække samtykke tilbage når som helst.
Hvis du ønsker at samarbejde med os om at udøve dine rettigheder, kan du gøre det ved at kontakte vores Data Protection Manager på data.protection@shirleyparsons.com. Vi besvarer din anmodning så hurtigt som muligt, men i hvert fald inden for 30 dage.
Bemærk, at disse rettigheder ikke gælder under alle omstændigheder.
Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, eller hvis du mener, at vi ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med loven, kan du klage til Information Commissioner's Office (ICO) på www.ico.org.ukeller enhver anden relevant tilsynsmyndighed, hvis dine personoplysninger behandles uden for Storbritannien, hvis du mener, at dine databeskyttelsesrettigheder ikke er blevet overholdt.
Politiske opdateringer
Denne privatlivspolitik kan blive opdateret med jævne mellemrum for at afspejle ændringer i vores praksis for personlige oplysninger. Ved væsentlige ændringer giver vi dig besked ved at offentliggøre en fremtrædende meddelelse på vores websteder og kontakte dig via e-mail med angivelse af, hvornår den senest er blevet opdateret.
Sidste opdatering af politikken: 13. juni 2019 Version 2