Privacybeleid
Uitleg over hoe we uw gegevens gebruiken
Ons Privacybeleid heeft betrekking op uw gebruik van onze site en omvat nieuwe GDPR-wijzigingen.
Op Shirley Parsons wij geven om uw gegevens, respecteren uw recht op privacy en waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt. Om te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming zijn we verplicht om bepaalde zaken expliciet te maken en je in deze Privacykennisgeving te informeren over hoe we je persoonlijke gegevens gebruiken.
Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of ons gebruik van persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met onze Manager gegevensbescherming op ons geregistreerde adres of via e-mail op: data.protection@shirleyparsons.com
Deze kennisgeving is niet van toepassing op interne Shirley Parsons medewerkers die moeten verwijzen naar het interne gegevensbeleid voor medewerkers.
Wie is Shirley Parsons?
Shirley Parsons Ltd (het "Bedrijf", "wij", "onze", "ons") bieden werving en selectie en arbeidsbemiddeling, training en advies.
Het bedrijf is in het Verenigd Koninkrijk geregistreerd bij de ICO: registratienummer is Z9496861 en ons geregistreerd adres is; 4e verdieping, Bear Brook Office Park,
Walton Street, Aylesbury, Bucks, HP21 7QW
Wat zijn persoonlijke gegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een levende persoon en die op zichzelf, of samen met andere gegevens waarover wij beschikken, kunnen worden gebruikt om u te identificeren. Ons bedrijf moet persoonlijke gegevens verwerken zodat we onze diensten aan u kunnen aanbieden en leveren en we handelen als een "Beheerder" van de persoonlijke gegevens die we bewaren.
Welk type persoonlijke gegevens wordt verzameld en waarom?
Shirley Parsons verzamelt en gebruikt de volgende persoonlijke gegevens;
Kandidaten en werknemers: (‘Candidate’ includes applicants for any advertised role – permanent, part-time, temporary and freelance roles) to provide tailored work-finding services, we may collect your Persoonlijke gegevens inclusief:
- Uw naam
- Thuisadres/locatie
- Telefoonnummer(s) contactpersoon
- E-mailadres
- Geboortedatum/leeftijd
- Curriculum Vitae - bevat werk- en opleidingsverleden
- Rechten om te werken documenten zoals paspoort of visum
- Sociale zekerheid / nationaal verzekeringsnummer
- Belastinggerelateerde informatie
- Bepaalde financiële gegevens zoals vroegere en huidige salarissen en voordelen
- Belangrijke kwalificaties, certificaten en lidmaatschappen
- Nationaliteit (in bepaalde landen is het wettelijk verplicht om je nationaliteit te registreren)
- Carrière interesses
- Gegevens van naaste familie, contactpersonen in noodgevallen en referenten.
We kunnen ook andere informatie verwerken die u aan ons verstrekt, zoals in enquêtes en wanneer u contact met ons opneemt / vragen stelt.
We houden ook schriftelijke (elektronische) verslagen van onze gesprekken, ontmoetingen, geregistreerde banen en stages.
Speciale categorieën gegevens - Dit omvat gevoelige persoonlijke informatie over een individu, waaronder ras; etnische afkomst; politiek; religie; lidmaatschap van een vakbond; genetica; biometrische gegevens (indien gebruikt voor ID-doeleinden); gezondheid; seksleven; seksuele geaardheid. Normaal gesproken vragen we je niet om de meeste van deze gegevens, maar we kunnen informatie over je gezondheid nodig hebben, bijvoorbeeld informatie over Allergieën. Bij gelegenheid kunnen we om andere gevoelige persoonlijke gegevens vragen. We kunnen ook worden verplicht om strafrechtelijke en andere achtergrondcontroles. Voordat we deze informatie verzamelen, vragen we om uw expliciete toestemmingt, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van verplichtingen uit hoofde van de arbeidswetgeving, de socialezekerheidswetgeving, de socialebeschermingswetgeving of een collectieve arbeidsovereenkomst.
Klanten (inclusief potentiële werkgevers): We moeten informatie verzamelen en gebruiken over onze klanten, cliënten en anderen in de loop van het verlenen van onze diensten, bijvoorbeeld om vereisten mee te delen, afspraken te maken over functiespecificaties, kandidaten voor te stellen, contractuele besprekingen te voeren, opleidings- of consultancydiensten te verlenen of om u op de hoogte te brengen van inhoud die door het bedrijf wordt gepubliceerd en die waarschijnlijk relevant en nuttig voor u is. Dit omvat de verwerking van persoonsgegevens van individuele contactpersonen met wie we in uw organisatie te maken hebben, zoals Naam, werkadres, telefoonnummers en e-mailadressen. Het kan ook zijn dat we persoonlijke gegevens moeten verzamelen bankgegevens en/of betalingsinformatie zodat we onze diensten in rekening kunnen brengen (als dit deel uitmaakt van de contractuele afspraken tussen ons).
Leveranciers: Hieronder vallen partnerschappen en bedrijven (inclusief eenmanszaken), onafhankelijke aannemers en freelancers die diensten aan ons leveren. Wij hebben bepaalde informatie nodig van onze Leveranciers, zoals contactgegevens van relevante personen binnen uw organisatie, zoals Naam, Werkadres, Telefoonnummers, E-mailadres en Bankgegevens zodat we kunnen betalen voor de diensten die u levert.
Gebruikers website: Als u contact met ons opneemt via onze website, verzamelen we informatie die u aan ons verstrekt; uw naam en contactgegevens, e-mailadres en telefoonnummer voor registratie (en indien van toepassing uw CV – see candidate and workers above) and process jouw gebruikersnaam wanneer u zich registreert. Daarnaast verzamelen we een beperkte hoeveelheid gegevens die we gebruiken om uw ervaring bij het gebruik van onze website te verbeteren en om ons te helpen bij het beheer van de diensten die we leveren. Dit omvat informatie over hoe u onze website gebruikt en vanaf welke locatie u onze website bekijkt (IP-adres).
Andere mensen: We moeten een aantal basisachtergrondgegevens en contactgegevens verzamelen en verwerken (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer), zoals referenten, contactpersonen in noodgevallen, enz. om veilig en betrouwbaar passend werk te kunnen bieden.
Hoe worden mijn persoonlijke gegevens verzameld?
Wij verzamelen persoonlijke gegevens over u op verschillende manieren, zowel direct als indirect, waaronder:
Direct from you:
| Kandidaten / Werknemers | Klanten en leveranciers | Website gebruikers | Andere mensen |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
Indirecte / externe bron *
| Kandidaten / Werknemers | Klanten en leveranciers | Website gebruikers | Andere mensen |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
* afhankelijk van toepasselijke wetgeving en omstandigheden
Wat gebeurt er als ik mijn gegevens niet verstrek?
De informatie stelt ons in staat om u te voorzien van onze gespecialiseerde, hoogwaardige diensten op maat, waaronder: diensten voor het vinden van werk en het beoordelen van geschiktheid voor een baan (voor Kandidaten); het leveren van geschikte kandidaten voor het vervullen van vacatures (voor Klanten) en/of het aanbieden van training en advies.
Wanneer u verplicht bent persoonlijke gegevens te verstrekken, of wanneer wij uw persoonlijke gegevens nodig hebben voor de voortgang van de service, kunnen de gevolgen van het niet verstrekken van de gegevens dat zijn:
- kunnen we u de gevraagde dienst niet leveren.
- kunnen we mogelijk niet voldoen aan onze contractuele verplichtingen.
- kunnen we onze relatie misschien niet voortzetten.
Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van mijn gegevens?
a) Contractuele vereisten
Indien nodig zal het bedrijf uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een contract of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract voor de betreffende dienst, waaronder;
- met u in gesprek te gaan om de eerste voorwaarden te verzenden en overeen te komen
- om een contract aan te gaan en dat contract te beheren
- om uw gegevens bij te werken
voor de uitvoering van een contract met een derde klant.
b) Gerechtvaardigd belang
Indien nodig verwerkt het bedrijf uw persoonsgegevens voor onze eigen legitieme belangen of die van andere personen en organisaties, waaronder;
- Voor goed bestuur, boekhouding, beheer en controle van onze bedrijfsactiviteiten.
- Om e-mails, oproepen en andere communicatie en activiteiten met betrekking tot onze dienstverlening te controleren.
- Het aanmaken en beheren van online accounts vergemakkelijken.
- In het kader van het verlenen van wervingsdiensten: om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken (om onze wervingsdiensten aan te bieden of te verlenen), om die informatie te delen met klanten (potentiële werkgevers) en om uw vaardigheden te vergelijken met onze vacaturebank. Opmerking: we zullen u altijd informeren wanneer we van plan zijn uw CV naar een potentiële werkgever te sturen.
- Tijdens het verlenen van wervingsdiensten; om de identiteit van kandidaten, het recht om te werken**, kwalificaties en referenties te controleren.
- Om uw persoonlijke gegevens van derden te verzamelen om uw geschiktheid voor specifieke en relevante functies te onderzoeken, om bij het eerste contact diensten te verlenen voor het vinden van werk (bijv. executive search en headhunting).
- Voor onze interne administratieve activiteiten, zoals salarisadministratie en facturering indien relevant.
- Om uw gegevens te verwerken of te delen in verband met het opsporen van strafbare feiten, belastinginning of huidige of verwachte rechtszaken
- Voor marktonderzoek, analyse en ontwikkelingsstatistieken.
- Candidates and Workers – to send you certain communications e.g. to make sure that we send you the most appropriate content such as job recommendations/ ob alerts and relevant articles to help your job search.
** bepaalde geschiktheidscontroles vallen onder een wettelijke/wettelijke vereiste
c) Wettelijke vereiste
Indien nodig zal het bedrijf uw persoonlijke gegevens verwerken:
- Voor naleving van wettelijke verplichtingen en openbaarmakingen
- Wanneer u uw rechten uitoefent volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming
d) Toestemming
Waar nodig verwerkt het bedrijf uw persoonlijke gegevens met uw toestemming:
- In bepaalde omstandigheden waarin we uw toestemming moeten vragen om uw persoonlijke gegevens op een bepaalde manier te verwerken.
Om toestemming te geven, hebben we normaal gesproken een schriftelijke bevestiging van u nodig (bijvoorbeeld een e-mail of een ingevuld toestemmingsformulier, of een aankruisvakje/webformulier). U hebt het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken.
Wanneer u verplicht bent persoonlijke gegevens te verstrekken, of wanneer wij uw persoonlijke gegevens nodig hebben voor de voortgang van de service, kunnen de gevolgen van het niet verstrekken van de gegevens dat zijn:
- kunnen we u de gevraagde dienst niet leveren.
- kunnen we mogelijk niet voldoen aan onze contractuele verplichtingen.
- kunnen we onze relatie misschien niet voortzetten.
Wanneer en hoe word ik geïnformeerd?
Wanneer we voor het eerst contact met u opnemen, wanneer u ons benadert of onze website(s) bezoekt, zullen we u deze privacyverklaring verstrekken. Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht, zullen we u daarvan op de hoogte stellen.
Wanneer we uw persoonlijke gegevens verzamelen voordat we contact met u opnemen, zullen we:
- U informeren dat we uw persoonlijke gegevens bewaren (wat we bewaren en van welke bron de persoonlijke gegevens afkomstig zijn, en indien van toepassing, of ze afkomstig zijn van openbaar toegankelijke bronnen) en;
- Provide you (the individual) with this Privacy Notice (transparency information) no later than one month after we have collected the data, or when we first communicate if that is before one month and;
- U vragen om u bij ons te registreren om de relatie voort te zetten en deze informatie te verwerken op basis van het feit dat wij onze diensten aan u zullen leveren in overeenstemming met deze privacyverklaring.
Hoe worden mijn persoonlijke gegevens beschermd?
We zullen alle redelijke stappen ondernemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik en om uw persoonlijke gegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de beoogde doeleinden.
We beschermen persoonlijke gegevens aan de hand van de volgende principes;
- Geen buitensporige hoeveelheden gegevens verzamelen of bewaren.
- Persoonlijke gegevens beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en openbaarmaking.
- Persoonlijke gegevens up-to-date houden.
- Veilig opslaan en vernietigen.
- Ervoor zorgen dat er passende administratieve, technische en fysieke waarborgen zijn om persoonlijke gegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten maatregelen voor het omgaan met elk vermoeden van gegevensinbreuk.
- Regelmatig onze informatieverzamelings-, opslag- en verwerkingspraktijken controleren, met inbegrip van fysieke beveiligingsmaatregelen.
Met wie deelt u mijn persoonlijke gegevens?
Waar nodig en in overeenstemming met lokale wetten en vereisten, kunnen we uw persoonlijke gegevens om verschillende redenen delen met bepaalde categorieën derden, zoals:
- Clients (including current, past and prospective employers) – if you are a candidate we may share your personal information with our clients (prospective employers) who may have job opportunities available or interest in placing prospective candidates / recruitment.
- Onze interne medewerkers, zoals recruitment consultants.
- Zakelijke partners - we kunnen contactgegevens van klanten/b2b's delen.
- Groepsmaatschappijen en zakelijke partners. (Shirley Parsons maakt deel uit van de Identify Group of businesses).
- Personen en organisaties die beschikken over informatie met betrekking tot uw referentie of sollicitatie om bij ons te werken, zoals huidige, vroegere of toekomstige werkgevers, opleiders en exameninstanties en arbeids- en wervingsbureaus.
- Derden die we hebben ingehuurd om diensten te verlenen zoals referentie- en kwalificatiecontroles, voor zover deze controles gepast zijn en in overeenstemming met de lokale wetgeving.
- Onderaannemers en externe dienstverleners die namens ons functies uitvoeren (met inbegrip van externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs zoals advocaten, accountants en boekhouders, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die test- en ontwikkelingswerk uitvoeren op onze bedrijfstechnologiesystemen).
- Externe IT- en documentopslagproviders waar we een passende verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare bescherming) hebben.
- Technologieplatforms en leveranciers; inclusief CRM-softwareprovider(s) (Customer Relationship Management) en agentschappen voor het doorsturen van gegevens wanneer we een toepasselijke verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare bescherming) hebben.
- Marketingonderzoeksorganisaties die helpen onze producten of diensten te verbeteren.
- Organisaties, zoals de REC, kunnen ons bedrijf controleren en een dergelijke controle kan de verwerking van persoonlijke gegevens van een individu vereisen.
- Belasting-, audit- of andere overheidsinstanties, wanneer wij te goeder trouw van mening zijn dat de wet of andere regelgeving ons verplicht deze gegevens te delen (bijvoorbeeld vanwege een verzoek van een belastingdienst of in verband met een verwachte rechtszaak).
- Incasso- en opsporingsinstanties (waar we wettelijk het recht hebben om deze in te schakelen)
- Als Shirley Parsons in de toekomst fuseert met of wordt overgenomen door een ander bedrijf of een andere onderneming (of zinvolle gesprekken voert over een dergelijke mogelijkheid) kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de (potentiële) nieuwe eigenaren van het bedrijf of de onderneming.
- Ieder ander voor zover we uw toestemming hebben of voor zover wettelijk vereist.
We maken persoonlijke informatie die we over u verzamelen niet openbaar, behalve zoals beschreven in dit Privacybeleid of in aparte kennisgevingen die worden verstrekt in verband met bepaalde activiteiten.
Wij zullen de persoonlijke informatie of gegevens die u aan ons verstrekt niet verkopen of verhuren aan derden.
Wanneer we persoonlijke informatie delen met verkopers die namens ons diensten uitvoeren op basis van onze instructies (gegevensverwerkers), geven we deze verkopers ALLEEN toestemming om de informatie te gebruiken of openbaar te maken als dit nodig is om diensten namens ons uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke vereisten.
U kunt contact met ons opnemen via data.protection@shirleyparsons.com voor een bijgewerkte lijst van deze derden.
Waar worden mijn persoonlijke gegevens bewaard?
Houd er rekening mee dat uw gegevens veilig kunnen worden opgeslagen op locaties zoals:
- Lokale bestandsservers en bestandsstructuren in het Verenigd Koninkrijk en de EER.
- CRM- en databasesystemen worden geleverd door externe leveranciers, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en de EER.
- Cloudgebaseerde systemen (1e en 3e partij) waarvan de servers zich binnen het VK en de EER bevinden.
Worden mijn persoonlijke gegevens naar het buitenland doorgegeven?
Shirley Parsons Ltd maakt gebruik van een derde partij, gevestigd buiten de EER, om bepaalde persoonlijke gegevens te verwerken voor de uitvoering van contractuele vereisten (dit omvat betalingen aan contractanten / uitzendkrachten en kredietcontroleactiviteiten). Dit wordt geregeld door een verwerkingsovereenkomst en bijbehorende waarborgen.
Wanneer het nodig is om de door u verstrekte gegevens over te dragen naar andere landen buiten de Europese Economische Ruimte ('EER') (d.w.z. de lidstaten van de Europese Unie, samen met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein), zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en deze gegevens alleen overdragen wanneer dit in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming en de wijze van overdracht adequate waarborgen biedt met betrekking tot uw gegevens.
We vragen u om uitdrukkelijke toestemming voordat we gevoelige persoonlijke informatie delen.
Ben ik onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming?
We voeren geen volledig geautomatiseerde besluitvormingsprocessen uit.
Welke gegevens worden met geautomatiseerde middelen verzameld?
Websitecookies en apps van derden
When you visit our Websites, we may collect certain information by automated means. Details of cookies used are in our “cookie policy”. Your web browser is most likely set to automatically accept cookies, but you can consult your browser help file if you wish to change these settings.
The providers of third-party apps, tools, widgets and plug-ins on our Sites, such as social media sharing tools, also may use automated means to collect information regarding your interactions with these features. This information is collected directly by the providers of the features and is subject to the privacy policies or notices of these providers. Subject to applicable law, Shirley Parsons is not responsible for these providers’ information practices.
We zullen uw toestemming vragen voor sommige aspecten van deze activiteiten die niet onder onze legitieme belangen vallen, in het bijzonder het verzamelen van gegevens via cookies wanneer u onze websites gebruikt.
Welke marketing ontvang ik?
Shirley Parsons kan uw gegevens gebruiken; telefoonnummers, e-mailadressen en sociale media (bijv. Facebook, Google, LinkedIn en berichtfaciliteiten op andere platforms) om met u te communiceren, in overeenstemming met onze legitieme belangen en uw marketingvoorkeuren.
Onder onze legitieme belangen
We informeren je over evenementen in de sector en voorzien je van vragenlijsten, nieuwsbrieven en inhoud met betrekking tot onze service(s) of carrièremogelijkheden die mogelijk aansluiten bij de vereisten waarmee je ons hebt benaderd en aanbevelingen en relevante artikelen om je te helpen bij het zoeken naar een baan.
Directe marketing
We willen u mogelijk informeren over andere producten en diensten die we aanbieden. We zullen u vragen deze voorkeuren in te stellen wanneer we contact met u opnemen. Je hebt het recht om je af te melden voor deze activiteiten. U kunt dit op elk gewenst moment doen.
Op interesses gebaseerde reclame
On our Sites, we may collect information about your online activities to provide you with advertising about products and services tailored to your individual interests (also see cookie policy). We also may obtain information for this purpose from third-party websites on which our adverts are served. You may see certain adverts on other websites because we engage third-party advertising networks, through which we can target our messaging to users. To do this we will explicitly ask for your consent as part of accepting our cookie policy.
Hoe lang bewaart u mijn persoonlijke gegevens?
Het bedrijf bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De volgende criteria worden gebruikt om de bewaartermijnen van persoonlijke gegevens te bepalen:
- Bewaren bij vragen - gegevens worden zo lang bewaard als nodig is om zoekopdrachten te verwerken.
- Behoud in geval van claims - we bewaren gegevens zo lang als een betrokkene of organisatie wettelijk vorderingen tegen ons kan instellen.
- Bewaren in overeenstemming met wettelijke en reglementaire vereisten: gegevens worden bewaard gedurende een periode nadat de dienst/contracttermijn is geleverd of anderszins is afgelopen op basis van onze wettelijke en regelgevende vereisten.
Om dit voor al onze groepsmaatschappijen te vereenvoudigen, bewaren we persoonlijke gegevens standaard voor een periode van 6 jaar (of voor een langere periode wanneer wij te goeder trouw van mening zijn dat de wet of relevante regelgevende instanties ons verplichten om uw gegevens te bewaren) vanaf de laatste zinvol contact * die we met u hebben, waarna het wordt verwijderd of vernietigd.
* Zinvol contact houdt in waar:
- U hebt ons opdracht gegeven om namens u te handelen bij het zoeken naar werk, bijvoorbeeld door contact op te nemen met een klant of kandidaat, een CV in te dienen of een sollicitatiegesprek te regelen.
- De partijen zijn bezig met het sluiten van een contract en/of er is een contract gesloten of het contract is gesloten met het bedrijf of de entiteit die uw diensten levert.
- Je hebt actief deelgenomen aan e-mail- of marketingcommunicatie.
Welke rechten heb ik?
Houd er rekening mee dat u de volgende rechten op het gebied van gegevensbescherming hebt:
- De juiste op de hoogte zijn over de persoonlijke gegevens die het bedrijf over u verwerkt;
- De juiste toegang aanvragen de persoonlijke gegevens die het bedrijf over u verwerkt;
- De juiste tot rectificatie van uw persoonlijke gegevens (gecorrigeerd indien deze onjuist of onvolledig zijn)
- De juiste om uw persoonlijke gegevens te laten wissen (verwijderen);
- De juiste om de verwerking te beperken van uw persoonlijke gegevens;
- De juiste tot gegevensportabiliteit;
- De juiste bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonlijke gegevens die was gebaseerd op openbaar of gerechtvaardigd belang;
- De juiste niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering;
- Het recht op toestemming intrekken op elk moment.
Als u met ons in contact wilt treden om uw rechten uit te oefenen, kunt u dit doen door contact op te nemen met onze Manager gegevensbescherming bij data.protection@shirleyparsons.com. We reageren zo snel mogelijk op je verzoek, maar zeker binnen 30 dagen.
Houd er rekening mee dat deze rechten niet onder alle omstandigheden gelden.
Als u niet tevreden bent met ons antwoord of als u van mening bent dat wij uw persoonlijke gegevens niet in overeenstemming met de wet verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Information Commissioner's Office (ICO) op het volgende adres www.ico.org.ukof een andere relevante toezichthoudende autoriteit als uw persoonlijke gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk worden verwerkt als u van mening bent dat uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet zijn nageleefd.
Beleidsupdates
Dit Privacybeleid kan periodiek worden bijgewerkt om wijzigingen in onze persoonlijke informatiepraktijken weer te geven. Bij belangrijke wijzigingen zullen we u op de hoogte stellen door een opvallende kennisgeving op onze websites te plaatsen en zullen we per e-mail contact met u opnemen om aan te geven wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.
Laatste beleidswijziging: 13 juni 2019 Versie 2